Rangkuman " Soal minggu pertama " Matkul : Teori Organisasi Umum 1 #

Arti Penting Organisasi dan Metode

Fungsi dari organisasi adalah sebagai prasarana atau alat untuk mencapai tujuan.

Metode organisasi ialah tata kerja atau cara bagaimana sumber dan waktu yang tersedia dapat digunakan sehingga proses kegiatan manajemen bisa dilaksanakan sesuai dengan tujuan.

Organisasi Dan Metode

                   Rangkaian proses kegiatan yang harus dilakukan untuk meningkatkan kegunaan segala sumber dan factor-faktor yang menentukan bagi berhasilnya proses manajemen.

Manajemen

                   Proses dari kegiatan seorang manajer mangambil keputusan yang terbaik melalui kerjasama dengan orang lain tanpa mengabaikan sumber-sumber yang tersedia untuk pencapaian tujuan.

Kegiatan Manajemen

·         Planing

Berfikir, menduga, menentukan prioritas, kegiatan yang bersifat non fisik diperlukan dalam rangka mengarahkan tujuan dan sasaran organisasi

·         Organizing

Proses penyusunan pembagian kerja kedalam unit kerja dan fungsinya, penempatan orang yang tepat agar pelaksanaan pembagian kerja sesuai dengan perencanaan, dalam penempatan orang atau staff diharapkan objektif

·         Motivating

Membina, mendorong semangat dan kerelaan kerja para pegawai memberikan rangsangan baik bersifat rohaniah atau jasmaniah.

·         Controling

Mengadakan pengawasan, penyempurnaan, evaluasi agar tujuan sesuai dengan perencanaan yang telah ditetapkan, seberapa besar sumber dimanfaatkan setelah diketahui kemudian dapat dikoreksi, apa yang harus dilakukan selanjutnya.

Sejarah Organisasi dan Manajemen

Istilah O & M berasal dari Negara inggris, yakni pada saat dibentuk Organization And Methods Division pada departemen keuangan inggris kerajaan inggirs setelah perang dunia kedua.

Setelah PD II semua negara pemenang perang berlomba untuk merehabilitasi Ekonomi dan Keuangannya. Pada saat itulah O & M berperan dengan tugas menemukan segala masalah administrasi, menentukan sebab-sebab masalah dan kemudian dianalisis.  Saat itu O & M disebut sebagai “Dokter Administrasi” dengan fungsi:

·         Mengadakan prognosis (problems observation)

·         Mengadakan diagnosis (problems identification)

·         Menentukan sebab-sebab (reasions determination)

·         Memberikan terapi dan pengobatan (problems solution)

Istilah O & M

                   Di Amerika istilah O & M berbeda-beda antara lain ;

a)     Administrative Analyst

b)     Managemenr Analyst

c)     System & procedure

d)     Management engineering

e)     Efficiency Engineering

Apabila dihubungkan dengan teori organisasi fungsi unit O & M merupakan unit staff, oleh sebab itu fungsi O & M hanyalah sebagai fungsi bantuan-bantuan yang dimaksud adalah;

·           Membantu top majaer dalam merencanakan, menyusun, menyempurnakan, dan menilai pola pokok atau struktur organisasi

·           Membantu top manajer dalam penyempurnaan prosedur kerja, policy, strategy dan tactics

·           Membantu penempatan staf

·           Membantu manajer dalam proses pengambilan keputusan

·           Membantu dalam menyusun buku pedoman kerja yaitu: struktur, arus dokumen, system pengolahan surat dalam rangka memelihara koordinasi dan keseragaman kerja

O & M sebagai alat analisis dan survey

                   Analisis dimaksudkan untuk menyajikan suatu cara pemecahan masalah  dan cara pelaksanaan kerja  yang praktis dan tepat. Yang melaksanakan hal tersebut disebut Juru Analis O & M. 

Selain berfungsi sebagai  kegiatan analisis O & M juga merupakan kegiatan survey, analisis tidak akan mampu dilakukan terlebih dahulu tanpa adanya survey. Tahap-tahap dalam survey ;

·         Perencanaan pendekatan terhadap masalah yang dihadapi :

·         Perumusan tujuan survey

·         Penentuan ruang lingkup

·         Penentuan sampling

·         Persiapan program

·         Persiapan Pelaksanaan

·           Pelaksanaan Survei

·         Pengumpulan data

·         Pengumpulan Fakta ;

·           Peninjauan langsung

·           Wawancara

·           Diskusi

·           Membagikan Survei

·           Riset

·           Pengolahan

·           Pembuatan table, penguraian isi, pembaganan, pembandingan

·           Penemuan masalah, ciri, sebab, alternatif, pilih alternative

·           Penyajian

·         Penyerahan laporan

·         Pemaparan

·           Penerapan

·      Pembinaan hubungan kontinyu

·      Penugasan

·      Penilaian

RUANG LINGKUP O & M

·         Analisis Organisasi (Organizational Analysis)

·         Komunikasi dalam organisasi (Communication in Organization)

·         Tata kerja, Tata aliran, dan sistem (Work methods, procedur & System)

·         Pendayagunaan mesin kantor (Office mechine)

·         Pentingnya tata ruang kantor & penyusunan perencanaan (Office    layout and space planning)

·         Kesimpulan akhir (Final Conclusion)